Wer kennt es nicht, ein Termin ohne Moderation und ohne klare Linie. Das Grund des Meetings findet sich im Betreff, der Inhalt bleibt leer. Reicht doch, oder? Es weiß ja jede*r worum es geht.
Lasst mich ein Szenario beschreiben:
14:00 Uhr, das Meeting startet, enden soll es um 15:00 Uhr. Jeder trudelt so langsam ein, die Wenigsten haben ihre Kamera an. Der Teilnehmerkreis wird immer größer und einige Fragen sich warum sie hier sind. 14:07 Uhr, der Organisator des Termins umschreibt in aller breite das Problem, stellt seine Unzufriedenheit dar und beendet seinen Monolog. Damit gibt er indirekt den Ball und die Verantwortung des weietren Verlaufs des Meetings an die Teilnehmer*innen ab. Diese fangen nun langsam über das Problem zu sprechen. Erst mühselig und zurückhaltend, dann mutiger und frei raus aber nur Wenige. Es sind die selben Personen, wie in anderen Runden. Das Problem wird bis zur Urgeschichte erklärt und haargenau skizziert, wie es dazu kam. Es ist 14:40 Uhr. Es wird, wenn auch unterschwellig, auf einen falschen Prozess und Fehler von Kolleg*innen hingewiesen. Das Gespräch füllt sich sukzessive mit emotionalem Unterton und Zwischenrufen. Es ist 14:55 Uhr. Man hört aus dem Off, dass der Termin gleich zu Ende ist und das doch so zu nichts führt. Es werden schnell Ideen platziert, zum Teil sogar brauchbare und im Verlauf der letzten zwei Minuten ist nahezu allen klar, was getan werden müsste, um das Problem zu lösen. Aber alles im Konjunktiv – sicher ist sicher. Und bevor es konrekt wird, ist der Termin zu Ende – eigentlich. Zumindest poppt, weil es 15:00 Uhr ist, die Erinnerung des nächsten Termins auf. Einige Teilnehmer*innen verabschieden sich mitten in der Lösungsfindung, andere im Chat und manchmal der Organisator selbst. Der übriggebliebene Teil hat dann die bemitleidenswerte Aufgabe gewonnen einen Abschluss zu finden: Was machen wir jetzt? Wer macht es? Und bis wann? Wer moderiert das hier eigentlich?
Ok, jetzt mal konstruktiv und ohne Sarkasmus. Mein Bild zeichnet natürlich einen detaillierten, subjektiv-optimalen Weg aber vielleicht inspiriert er euch:
- zeitlich ausreichenden Slot suchen für notwendige Teilnehmer*innen finden
- wenn eine*r nicht kann, frage ich, ob sich die Zeit genommen werden kann
- meine Termine enden auf 55 oder 25 – so hat jede*r noch 5 Minuten Zeit bis zum nächsten Termin (z.B. 14:00 – 14:55 Uhr, kann in Outlook direkt eingestellt werden)
- der Betreff ist aussagekräftig, kurz und enthält keine Links
- nach der Begrüßung folgt eine sachliche Beschreibung des Termingrundes und das angestrebte Ziel
- wenn sinnvoll, spreche ich (dediziert) Teilnehmer*innen zwecks Vorbereitung an
- ich moderiere meine Termine und führe durch das Meeting – wenn nicht, sorge ich für Vertretung
- ich bitte alle Anwesenden die Kamera anzumachen, damit man sieht mit wem man spricht
- ich hole die Teilnehmer*innen verbal ab und eröffne die Runde
- ich versuche alle Kolleg*innen zu Wort kommen zu lassen und verliere den Fokus nicht
- sollten sich Gespräche in andere Bahnen, als es zur Lösung dienlich ist, entwickeln versuche ich die Kolleg*innen erinnere ich sie
- nach ca. 2/3 der verstrichenen Zeit lenke ich die Gespräche stärker Richtung Lösungen und Maßnahmen
- ich weise nach kurzer Wirkzeit aufgekommene Aufgaben zu – das vermeidet Verantwortungsdiffusion
- ich beende das Meeting und halte je Vereinbarung die Aufgaben nach
Ein geplantes Meeting und eine durchdachte Moderation ist das A und O eines effektiven Termins. Klar, wie beschrieben ist es nicht jedes Mal notwendig, es gibt diverse Meetings, die auch ohne straffen Fahrplan funktionieren und ein brauchbares Ergebnis liefern. Trotzdem gibt es ein paar Punkte, die, so mein ernstgemeinter Ratschlag, bei jedem Termin beherzigt werden sollten:
- worum geht´s und was ist das Ziel
- wer muss wirklich dabei sein
- jemensch sollte wissen worum es geht und durch den Termin führen
- Termine auf 55 bzw. 25 enden lassen für 5 Minuten Luft am Ende
- Aufgaben verteilen
- Timeboxing oder Nachfolgetermin
Wie laufen eure Meetings so? Ähnlich manchmal? Vielleicht inspiriert euch diese Vorgehensweise ja an der einen oder anderen Stelle.
Ich hoffe, daraus ergibt sich eine coole Session. Wir sehen uns am 24. & 25. Juni 2022 beim Camp! Ich freu mich 🙂
Viele Grüße
Eure Tuğba